Поддержка системы менеджмента качества: документооборот и бизнес-процессы

Для создания такой системы необходима определенная организация выполнения работ, то есть установление отношений между людьми, включающих обмен информацией, обязанностей, полномочий, ответственности и взаимодействия, правил, методик и т. Причем глубина документации СМК одной организации может отличаться от другой в зависимости от размера организации и вида деятельности, сложности и взаимодействия процессов, компетенции персонала и т. Приняв решение о создании и внедрении СМК в организации, всем очень важно понять и принять самое главное: Хорошо описать процессы могут только непосредственные исполнители, хорошие документы могут сделать только те, кто будет ими непосредственно пользоваться. Это подразделение должно заниматься организацией и координацией этих работ и консультировать разработчиков. Виды документов, применяемых в СМК. В системах менеджмента качества применяются следующие виды документов:

Почему - ?

В рамках проекта автоматизировано 50 рабочих мест. Система находится в эксплуатации с февраля года. Москва, 19 мая г. Немаловажную роль в принятии решения сыграл опыт предыдущих внедрений системы в крупных территориально распределенных компаниях.

Для всех основных бизнес-процессов банка должны быть: Управление документацией (разд. «Управление документацией»). В рамках данной .

Часть Управление документами. Существует ряд смежных понятий, которые нередко используют как синонимы, при этом забывая о том, что каждое из них имеют специфику употребления, отсылающую к отдельной профессиональной сфере. Обычно в один ряд с управлением документами попадают следующие дисциплины: Управление документооборотом В ненаучных статьях термины управление документооборотом и управление документами используются как полные синонимы.

Однако управление документооборотом главным образом посвящено работе с отдельными документами , а не множеством документов, которые находятся в компетенции у специалистов по управлению документами см. Более того, управление документооборотом — относительно новое понятие, возникшее в е годы, когда компьютерные компании начали продавать специальное программное обеспечение, известное как системы электронного документооборота .

Изначально они не включали в себя функционал, который бы соответствовал специфике систем по управлению документами. С развитием электронных технологий эти системы функционально сблизились, однако главное отличие осталось неизменным:

Во втором разделе очень кратко описан функционал системы 4. Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией. Структурированные данных о транзакциях предприятия как правило хранятся в -системах, неструктурированная информация в виде сообщений электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями и документов текстовых, структурированных в и , электронных таблицах и т.

Для решения этой задачи используется системы управления корпоративным содержанием -системы. Задачи разбиваются на два больших и сильно связанных класса:

7 Электронное управление документацией СМК. .. ния бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

ы предлагаем специализированные решения для избранной области обработки документов в : уникальное решение для комплексного управления и четкой регистрации всех полученных счетов-фактур, независимо от того, пришли ли они в бумажном или электронном виде. Решение производит их электронное хранение в соответствии с действующим законодательством и выполняет их комплексную автоматическую обработку оцифровка, извлечение данных, приобретение документов, утверждение счетов-фактур и собственных размещений с возможностью онлайн-доступа к соответствующему электронному документу.

прежде всего, предназначенное для отдела кадров, данное решение обеспечит в системе наглядную организацию и мгновенный доступ кадровиков ко всем персональным документам через электронные папки личных дел сотрудников. В то же время значительно поддержит и ускорит все процессы, связанные с этими документами. Более эффективная работа с системой Комплексное решение вопросов управления контентом для пользователей Простой доступ пользователей к документам непосредственно из среды Бесшовная интеграция транзакционных и неструктурированных данных Поддержка процессов обработки документов в и за пределами Расширение возможностей в области эффективного электронного архивирования в соответствии с законодательством.

Процессный подход в системе менеджмента качества

Деминг При внедрении системы менеджмента качества, основанной на процессном управлении, имеет смысл реализовать ее поддержку с помощью систем электронного документооборота, которые, как правило, уже используются на предприятии. Когда организация уже четко заняла определенное положение на рынке что происходит обычно лет через десять после ее создания , уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями, в том числе технологиями управления.

В российских реалиях в последнее время именно уровень управленческих технологий определяет положение компании на рынке, а менеджмент качества как составляющая этих технологий дает отличную возможность получить конкурентные преимущества. Кроме всего прочего, управление качеством, достигаемое за счет внедрения системы менеджмента качества и ее сертификации на соответствие требованиям , становится актуальным для все большего числа российских компаний в связи с тем, что, к примеру, для участия в государственных тендерах компания должна быть сертифицирована по Тем не менее отметим, что только внедренная и работающая система менеджмента качества приносит отдачу, а ее сертификация без внедрения остается лишь расходной статьей бюджета.

Модуль СЭД, предназначенный для управления документацией, 1: показатели эффективности (по времени) бизнес-процесса.

Карта процесса управления документацией ЮФУ Приложение 2. Блок-схема процесса управления документацией ЮФУ Приложение 3. Матрица ответственности за управление документацией ЮФУ Приложение 4. Применение документации СМК способствует достижению соответствия требованиям потребителей всех уровней и улучшению качества, обеспечению подготовки кадров, идентификации и прослеживаемости, получению объективных доказательств при оценке соответствия требованиям системы менеджмента качества и результативности ее процессов Каждому из видов менеджмента в области качества в соответствии с МС ИСО Внешняя документация документы, разработанные сторонними организациями и полученные в виде входящей корреспонденции.

Внутренняя документация документы, разработанные ЮФУ В зависимости от характера использования документы подразделяются на подлинники контрольные экземпляры и копии учтенные экземпляры. В зависимости от способа выполнения на оригиналы и дубликаты Структура документации СМК ЮФУ состоит из пяти уровней Рисунок 1 Первый уровень Первый верхний уровень структуры документации Южного федерального университета составляет документация по управлению качеством со стороны руководства ЮФУ.

Документы первого уровня обеспечивают декларацию политики в области качества и наличие целей по ее реализации, а также требования к управлению деятельностью по достижению поставленных целей Второй уровень Второй уровень структуры документации Южного федерального университета составляют документированные процедуры управления, которые являются документацией по управлению со стороны персонала. Документированные процедуры подразделяются на две группы: Документы второго уровня позволяют на всех уровнях управления ЮФУ: К ним относятся правовые, организационные организационно-правовые и организационно-распорядительные , внешние и внутренние нормативно-методические документы.

Автоматизация управления документами и бизнес-процессами предприятий

Практика управления записями[ править править код ] Практика управления записями может включать: В соответствии с организационной политикой, нормативными актами и другими требованиями организации это может быть либо их физическое уничтожение, либо размещение на постоянное хранение в архив. Согласно основным правилам управления записями, автоматизированные системы являются вспомогательным средством в сборе, классификации и непрерывном управлении записями на протяжении их жизненного цикла.

Ответственным за процесс управления документацией системы для осуществления бизнес-процессов: Управление номенклатурой дел.

Определение эффективности процедур и системы качества: Подход Регистра Ллойда к проектированию систем качества является более широким, носит методологический характер и охватывает все виды Деятельности предприятия, начиная с анализа существующей произведетвенной ситуации и кончая определением готовности для сертификации системы качества. В соответствии с другим подходом создание систем качества целесообразно проводить в следующей последовательности: Проведение такого совещания необходимо для того, чтобы довести до руководства и управленческого персонала информацию, содержащую следующие сведения: При этом, как показывает практика, руководство предприятия гораздо лучше воспринимает указанную информацию, когда об этом говорят приглашенные со стороны специалисты, в особенности иностранцы.

Поэтому, даже если на предприятии есть свои специалисты, способные предоставить такую информацию, в интересах дела бывает лучше подчиниться этому правилу, хотя оно действительно кажется иррациональным и потребует немалых затрат. Затраты окупятся тем, что в таких случаях руководство, как правило, гораздо выше оценивает роль и значение систем качества и намного серьезнее относится к необходимости ее создания на предприятии.

Принятие решения о создании системы качества. Следующий шаг в создании системы качества - принятие руководством официального решения о ее создании. Такое решение может быть оформлено в виде приказа, в соответствии с которым:

Ваш -адрес н.

Интеграция в мировую экономику, развитие конкурентной среды, повышение запросов потребителя по отношению к качеству продукции и многие другие факторы стимулируют предприятия и организации вводить новые принципы управления. Внедрение процедур управления документаций СМК касается деятельности всех сотрудников организации без исключения. Кроме того, именно документы, предъявляемые организацией аудиторской группе при проведении сертификационного и других внешних аудитов, являются необходимыми свидетельствами выполнения деятельности и, соответственно, основанием для оценки соответствия деятельности организации.

Минимизировать риск возникновения подобных ошибок можно, если на этапе планирования разработки и внедрения СМК правильно интерпретировать основные понятия и четко определить структуру процесса управления документацией. Именно на данном этапе велика вероятность некорректной трактовки двух понятий. Как следствие, процесс управления документацией СМК фокусируется в упомянутых структурных подразделениях.

Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Карта процесса Управление приказами по личному составу.

Управление документацией системы менеджмента качества — специальная процедура Управление документацией системы менеджмента качества — специальная процедура Опубликовано И это как минимум. Все эти документы, как правило, и составляют набор документации, которая требуется для системы менеджмента качества. В общем же примерами документации в системе менеджмента качества являются следующие: Вся эта документация, а равно как и другая, устанавливает порядок управления теми или иными процессами и операциями, определяющими в рамках существующей системы менеджмента качества реализацию механизмов экологического менеджмента, менеджмента качества, безопасности труда, охраны здоровья и других видов.

И для того, чтобы уверенно гарантировать соответствие деятельности выбранной модели, управление документацией системы менеджмента качества должно осуществляться максимально полно, то есть, ни один из существующих документов оставлять без управления категорически запрещается. Более того, сама специфика управления, определяемая особенностями конкретным видом документации, вынуждает предприятия разрабатывать и внедрять, как дополнение к общесистемным, собственные процедуры управления каждым конкретным видом документации.

При этом их число может доходить до двадцати и более. Документация системы менеджмента качества разрабатывается для того, чтобы рациональные и заранее спланированные мероприятия, объединенные в процессы, были тщательно задокументированы и использовались сотрудниками для одинакового выполнения однородной работы с предсказуемыми эффективностью и результативностью. При этом каждый сотрудник располагает на рабочем месте необходимой документацией и использует ее в процессе работы.

Структура документации, регламентирующей процессы компании

Ведь есть штатное расписание…" А если документооборот планируется в рамках холдинга, в который входит до юридических лиц, причем ни один человек не владеет полной информацией о взаимоотношениях между этими юридическими лицами? Ситуацию может осложнять и тот факт, что должности де-юре не соответствуют должностям де-факто, а весь этот холдинг образует единую организацию, разделенную на юридические лица по неким формальным признакам.

Сбор информации для описания структуры организации для целей документооборота дает возможность осознать фактическую структуру деловых отношений внутри организации и построить документооборот, соответствующий реальным нуждам сотрудников и руководства. То же самое относится к видам документов, системам нумерации и классификации. Например, последовательная нумерация документов при регистрации выполняется при помощи специальных программ-счетчиков.

Когда в одном месте собрано описание всех видов присваиваемых номеров, легко осознать необходимость введения некого внутреннего стандарта для такого номера, что в итоге приводит к созданию единой системы классификации документов внутри организации.

Проведён анализ бизнес-процессов машиностроительного предприятия, Процесс № 5 «Управление документацией» включает в себя получение и.

Избранные материалы Управление технической документацией Концерн создает единое информационное пространство, внедряя на АЭС систему управления технической документацией. Росэнергоатом начал этот масштабный проект по нескольким управленческим и экономическим причинам. Одна из основных — необходимость унификации процессов управления техническими документами на атомных станциях. Дело в том, что АЭС долгие годы были самостоятельными организациями, поэтому с учетом сложившейся практики разрабатывали и внедряли собственные методологии ведения технической документации.

Несмотря на то что эти методологии основывались на общих отраслевых правилах, зачастую отличия оказывались существенными и с течением времени стали требовать типизации. Вторая важная причина — отсутствие единого архива всей технической документации Концерна. В процессе деятельности центрального аппарата и атомных станций, на каждой из них сформировалось некоторое число изолированных разнородных архивов, как бумажных, так и электронных.

Поддержание всей их совокупности в актуальном состоянии проводилось вручную и требовало значительных трудозатрат. Кроме того, после образования Концерна филиалы и центральный аппарат начали переход на сквозные бизнес-процессы, обеспечивающие взаимодействие между центральным аппаратом и станциями. Однако разнородные информационные системы на местах, унаследованные Концерном вместе со станциями, не позволяли реализовать такой переход в полной мере.

Скорость же существовавшего взаимодействия не устраивала руководство и сотрудников компании. Было очевидно, что существующие процессы необходимо автоматизировать, а все накопленные архивы перенести в один общий архив с единой структурой и подходом к хранению документации. Это позволило бы не только унифицировать процессы работы с документацией на всех АЭС, но также облегчить поиск документа сотрудниками.

Кроме того, единый архив поможет минимизировать затраты на разработку однотипной документации, так как сейчас каждая станция заказывает ее самостоятельно вместо централизованного использования с учетом потребностей других филиалов.

Управление документацией

Новый подход к управлению документами и записями в В сфере качества эксперт трудится с года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Этот текст представляет собой перевод статьи Марка Хаммара.

На сегодняшний день процесс управления документами включает в себя повторно используется документ в разных бизнес-процессах. • Электронный .

Разработчики последней версии международных стандартов сертификации системы качества серии ИСО подчеркивают, что основным достижением этой версии является именно процессный подход в достижении качества. Стандарт ИСО — цитата: Для успешного функционирования организация должна определить и управлять многочисленными взаимосвязанными видами деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.

Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации и взаимодействии. При применении внутри системы менеджмента качества такой подход подчеркивает важность: Что такое процессный принцип достижения качества? Если говорить простым языком — это рассмотрение действий по изготовлению продукции как непрерывного технологического процесса, в котором участвует множество людей — работников, каждый из которых вносит в изделие свой трудовой вклад, и общий результат работы зависит от вклада всех участников без исключения.

То есть можно сказать, что ошибка в работе даже одного участника процесса может серьезно сказаться на общем результате всего процесса и свести на нет усилия всех остальных участников. До появления массового производства по системе Ф. Тейлора работа в основном носила ремесленный цеховой характер. Как происходил такой трудовой процесс?

Управление записями

Несоответствия в процессе управления документацией и как от них избавиться Опубликовано: Основное направление деятельности — создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Сегодня не может быть уважительной причины все еще допускать существование подобных несоответствий в СМК Система менеджмента качества , — ред.

Большинство проблем в управлении документами проистекает от того, что в системе полагаются на процессы анализа и управления. Скажите, что в этом вопросе используете вы:

Эффективное управление бизнесом: просто о сложном Пример описания бизнес-процесса управления документами в расширенной нотации IDEF0.

Рост периферийных вычислений — один из крупных вызовов, с которым многие организации столкнутся в … Андрей Колесов Во многом именно с задач автоматизации работы с документами и управления ими начался процесс формирования современной отечественной ИТ-отрасли на принципах ориентации на поддержку нового для нас общественно-экономического устройства и интеграции в мировое ИТ-сообщество. Каким видится уже пройденный двадцатилетний путь российского рынка СЭД?

Современная история нашего ИТ-рынка начинается с конца х, с прихода в нашу страну ПК. И в результате где-то к середине х увидели свет первые СЭД, которые тогда представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и были адресованы исключительно канцеляриям организаций госсектора и крупных предприятий. Одновременно тогда же большую популярность, особенно в банковской сфере, ТЭК, госсекторе, телекоммуникационной отрасли, получает зарубежный программный продукт .

Его документоориентированность, изначальная нацеленность на обеспечение защиты информации, интеллектуальный механизм репликаций, встроенная электронная почта, средства календарного планирования, управление контактами, среда быстрой разработки приложений, кроссплатформенность — все вызывало повышенный интерес к продукту.

Бизнес-процессы и их дружба с 1С. Как я пришёл к корпоративной архитектуре.